E-imza

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve E-imza

Elektronik belge, bilgisayar ortamında oluşturulan, gönderilen, alınan, kayıt edilen ve saklanan her türlü belgeyi ifade eder. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ise idarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde yönetimini sağlayan elektronik yazılım sistemidir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile Ne Yapılabilir;
• EBYS’de yer alan iş akış yollarını kullanarak evraklar zamanında kurum içi ve kurum dışı ilgililere en kısa yoldan ulaştırılabilir.
• Evraklar, birden fazla noktaya, aynı anda dağıtılabilir.
• Evraklar otomatik olarak arşivlenebilir ve tekrar istenildiğinde erişilebilir.
• İzin veya farklı durumlarda görev yapacak kişiye yetki verilebilir.
• Evraklara yetkisiz kişilerin erişimi engellenebilir. İşlemdeki evrakların takibi yapılabilir.
• Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
• Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlanabilir.
• Elektronik imza (E-imza) ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanabilir.

Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) Amaçları;
• Evrak standardını belirlemek,
• Evrak havale, paraf ve onay sürelerini kısaltmak,
• Harcanan emek, zaman ve kırtasiye giderlerinden tasarruf etmek,
• Evrakları güvenli bir şekilde arşivlemek,
• Evraklara hızlı bir şekilde erişebilmektir.
• Günlük işlerin yapılmasının yanı sıra kurumsal hafızanın korunması ve kurumsal faaliyetlere delil teşkil eden belgelerin güvenilirliğini sağlamak,

Elektronik İmza (E-imza)
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte artık daha çok kamu kurum ve kuruluşlarındaki yürütülen iş ve işlemlerde e-imza kullanılmaya başlanmıştır. E-imza ile birlikte imzada sahteciliğin önüne geçilmiş aynı zamanda da sorumluluklar güvence altına alınmıştır. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre E-İmza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi ifade eder.

Özel olarak imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.
Güvenli Elektronik imza;
• Elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğurur,
• Kişiseldir; imza sahibi olan kişiye özeldir; sahibi dışında kullanılamaz,
• Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin doğrulanmasını sağlar,
• İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlar.

Elektronik İmzanın (E-imzanın) Özellikleri
Elektronik imza kullanıcılarına aşağıda belirtilen üç temel özelliği sağlamaktadır:
• Veri Bütünlüğü: Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemek,
• Kimlik Doğrulama ve Onaylama: Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak,
• İnkar Edilemezlik: Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkar etmelerini önlemek.

Ahmet Yakut